Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent/Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistentin  (Ausbildung ab 1. Mai 2020)

Lehrzeit in Jahren: 3

Ausbildungsvorschriften: II 43/2020

Prüfungsordnung: II 203/2021

Berufsprofil

1. Fachliche Kompetenzbereiche:

a) Bestandserschließung, -verwaltung und -pflege

Der Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent/Die Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistentin erschließt, verwaltet und pflegt Medien, Informationen und Daten bzw. Archivgut. Er/Sie benutzt dazu das Archivinformations- bzw. Bibliothekssystem kompetent und wendet bibliothekarische Regelwerke bzw. archivarische Standards an. Im Rahmen der Aufbewahrung und Aussonderungen stellt der Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent/die Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistentin Medien und Informationen bzw. Archivgut bereit, führt Vorbereitungsarbeiten für die Speicherung bzw. Langzeitarchivierung von Daten bzw. Medien durch und sondert gegebenenfalls Medien aus dem Bestand aus. Darüber hinaus setzt er/sie im Rahmen der Bestandspflege bestandserhaltende Maßnahmen, erkennt Schäden an Medien bzw. Archivgut und ergreift im Bedarfsfall geeignete Maßnahmen, um einen höheren Grad der Beschädigung zu vermeiden.

b) Kundenberatung und -betreuung

Der Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent/Die Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistentin bearbeitet Kundenanfragen sozial kompetent, serviceorientiert und nach den rechtlichen, betrieblichen bzw. institutionellen Vorgaben. Er/Sie informiert und berät Kunden professionell zum Dienstleistungsangebot sowie den vorhandenen Beständen an Medien bzw. Archivgut und berücksichtigt dabei interkulturelle und inklusive Aspekte. Im Rahmen der Bestandsnutzung erfasst der Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent/die Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistentin unter anderem neue Kunden bzw. schreibt sie ein und wickelt Entlehn- und Rückgabevorgänge mit Kunden ab. Beim Verlust oder bei verspäteter Rückgabe verrechnet er/sie dem Kunden entsprechende Mahngebühren bzw. den Wiederbeschaffungswert. Darüber hinaus unterstützt der Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent/die Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistentin Kunden bei der Nutzung der elektronischen und physischen Bestände. Mit Beschwerden und Reklamationen geht der Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent/die Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistentin kompetent um.

c) Bestandsaufbau von Medien, Informationen und Daten bzw. Archivgut

Der Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent/Die Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistentin verfügt über Kenntnisse des Beschaffungsprozesses bzw. des Archivierungsprozesses, bearbeitet verschiedene Aufgaben in diesem Bereich und kommuniziert dabei mit Personen inner- und außerhalb des Betriebs. So ermittelt er/sie den Bedarf an Medien, Informationen und Daten und wirkt bei Bestellungen bzw. bei der Übernahme von Archivgut mit. Der Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent/Die Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistentin nimmt Medien, Informationen, Daten bzw. Archivgut an, kontrolliert die Lieferungen und lagert diese fachgerecht. Er/Sie setzt bei mangelhaften Lieferungen angemessene Maßnahmen und kontrolliert Rechnungen. Der Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent/Die Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistentin verfügt über Kenntnisse im Bereich des Digital Rights Management und wendet diese auf erworbene und lizenzierte Medien an.

d) Office-Management

Der Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent/Die Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistentin erfüllt vielfältige Aufgaben im Rahmen der betrieblichen Kommunikation. Dazu zählen etwa der Brief- bzw. E-Mail-Verkehr sowie der persönliche oder telefonische Kontakt sowohl mit traditionellen als auch mit modernen Mitteln. Er/Sie ist in der Lage das Terminmanagement zu übernehmen und Besprechungen und Meetings zu organisieren. Die Ausstattung seines/ihres Arbeitsbereichs nutzt er/sie kompetent.

e) Marketing

Der Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent/Die Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistentin verfügt über Kenntnisse des Marketings und beteiligt sich an Marketingmaßnahmen zum betrieblichen Außenauftritt. Er/Sie hält zum Beispiel die Website aktuell, verfasst Beiträge für soziale Netzwerke und ermittelt einfache Kennzahlen, interpretiert diese und bereitet Statistiken auf.

f) Betriebliches Rechnungswesen

Der Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent/Die Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistentin führt Arbeiten im betrieblichen Rechnungswesen auf Grundlage seiner/ihrer Kenntnisse in den einzelnen Teilbereichen des Rechnungswesens durch. Dazu zählen in der Buchführung die Belegorganisation sowie die Prüfung von Belegen. Ebenso wirkt er/sie am betrieblichen Zahlungsverkehr mit.

2. Fachübergreifende Kompetenzbereiche:

Zur Erfüllung dieser fachlichen Aufgaben setzt der Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent/die Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistentin folgende fachübergreifende Kompetenzen ein:

a) Arbeiten im betrieblichen und beruflichen Umfeld

Der Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent/Die Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistentin verfügt über grundlegende Kenntnisse des betrieblichen bzw. institutionellen Leistungsspektrums und betriebs- und volkswirtschaftlicher sowie ökologischer Zusammenhänge, um seine/ihre Tätigkeiten effizient und nachhaltig zu organisieren und auszuführen. Er/Sie agiert innerhalb der betrieblichen Aufbau- und Ablauforganisation selbst-, sozial- und methodenkompetent und bearbeitet die ihm/ihr übertragenen Aufgaben lösungsorientiert sowie situationsgerecht auf Basis seines/ihres Verständnisses für Intrapreneurship. Darüber hinaus kommuniziert er/sie zielgruppenorientiert, berufsadäquat auch auf Englisch, und agiert kundenorientiert.

b) Qualitätsorientiertes, sicheres und nachhaltiges Arbeiten

Der Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent/Die Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistentin wendet die Grundsätze des betrieblichen Qualitätsmanagements an und bringt sich in die Weiterentwicklung der betrieblichen Standards ein. Er/Sie reflektiert sein/ihr eigenes Vorgehen und nutzt die daraus gewonnenen Erkenntnisse in seinem/ihrem Aufgabenbereich. Der Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent/Die Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistentin beachtet die rechtlichen und betrieblichen Regelungen für seine/ihre persönliche Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz und handelt bei Unfällen und Verletzungen situationsgerecht. Im Rahmen seines/ihres Aufgabenbereiches berücksichtigt er/sie wesentliche ökologische Auswirkungen seiner/ihrer Tätigkeit und handelt somit nachhaltig und ressourcenschonend.

c) Digitales Arbeiten

Der Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent/Die Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistentin wählt im Rahmen der rechtlichen und betrieblichen Vorgaben die für seine/ihre Aufgaben am besten geeignete/n digitalen Geräte, betriebliche Software und digitalen Kommunikationsformen aus und nutzt diese effizient. Er/Sie beschafft auf digitalem Weg die für die Aufgabenbearbeitung erforderlichen betriebsinternen und -externen Informationen. Der Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent/Die Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistentin agiert auf Basis seiner/ihrer digitalen Kompetenz zielgerichtet und verantwortungsbewusst. Dazu zählt vor allem der sensible und sichere Umgang mit Daten unter Berücksichtigung der rechtlichen und betrieblichen Vorgaben (z.B. Datenschutzgrundverordnung).

Kontakt

Lehrlingsausbildung/Berufsausbildung: lehre_berufsausbildung@bmaw.gv.at