Kanzleiassistent/Kanzleiassistentin - Schwerpunkt: Notariatskanzlei (Ausbildung ab 1. Mai 2020)

Lehrzeit in Jahren: 3

Ausbildungsvorschriften: II 63/2020

Prüfungsordnung: II 203/2021

Lehrberufslexikon des AMS: Kanzleiassistent/Kanzleiassistentin - Schwerpunkt: Notariatskanzlei

Berufsinformationscomputer (BIC) der WKO: Kanzleiassistent/Kanzleiassistentin - Schwerpunkt: Notariatskanzlei

Berufsbild

1. Gemeinsame fachliche Kompetenzbereiche:

a) Kanzleiassistenz

Der Kanzleiassistent/Die Kanzleiassistentin verfügt über Grundkenntnisse im Verfahrens-, Zivil-, Grundbuch-, Firmenbuch-, Kosten- und einschlägigem Standesrecht. Darüber hinaus verfügt er/sie über grundlegende Kenntnisse im Allgemeinen Bürgerlichen Recht, Unternehmens- und Abgaberecht, um seine/ihre Aufgaben kompetent ausführen zu können. Zu diesen Aufgaben zählt neben der Post- und Terminvereinbarung die Aktenführung. Er/Sie nimmt Aktenzuordnungen vor, prüft und berechnet Fristen und überwacht deren Vormerkung sowie Einhaltung. Der Kanzleiassistent/Die Kanzleiassistentin kann zudem Informationen beschaffen und im richtigen Akt verwalten. Er/Sie bereitet bei Aufnahme eines neuen Klienten sowie für bestehende Klienten die notwendigen (standes-)rechtlichen Schritte vor.

b) Office-Management

Der Kanzleiassistent/Die Kanzleiassistentin erfüllt vielfältige Aufgaben im Rahmen der betrieblichen Kommunikation. Dazu zählt insbesondere der Brief- und E-Mail-Verkehr mit internen und externen Personen und das Schreiben nach Dikat, bei dem er/sie die Textgestaltung unter Berücksichtigung betriebsinterner Vorgaben (z.B. Corporate Design) erledigt. Der Kanzleiassistent/Die Kanzleiassistentin Er/Sie organisiert auch Besprechungen, Meetings und Dienstreisen und unterstützt beim Empfang und bei Besprechungen. Er/Sie ermittelt den Bedarf an Büromaterial, wirkt bei der Warenbestellung mit, nimmt die Waren an und kontrolliert die Rechnungen. Der Kanzleiassistent/Die Kanzleiassistentin nutzt die Ausstattung seines/ihres Arbeitsbereichs kompetent.

c) Marketing

Der Kanzleiassistent/Die Kanzleiassistentin verfügt über Kenntnisse des Marketings und beteiligt sich darauf aufbauend an der Gestaltung betrieblicher Kommunikationsmittel (z.B. Newsletter, Direct-Mailings, Presseaussendungen, Social-Media-Beiträge): Er/Sie erstellt z.B. kurze Texte bzw. bearbeitet Textbausteine und übernimmt Formatierungs- und Gestaltungsarbeiten. Darüber hinaus wirkt er/sie an Veranstaltungen im Rahmen des betrieblichen Außenauftritts mit

d) Betriebliches Rechnungswesen

Der Kanzleiassistent/Die Kanzleiassistentin führt Arbeiten im betrieblichen Rechnungswesen auf Grundlage seiner/ihrer Kenntnisse in den einzelnen Teilbereichen des Rechnungswesens durch. Dazu zählen in der Buchführung die Organisation und Prüfung von Belegen. Ebenso wirkt er/sie am betrieblichen Zahlungsverkehr mit. Darüber hinaus übernimmt der Kanzleiassistent/die Kanzleiassistentin Aufgaben im Rahmen der Datenaufbereitung (Arbeiten mit Statistiken).

2. Schwerpunktbezogene fachliche Kompetenszbereiche:

a) Notariatskanzlei

Der Kanzleiassistent/Die Kanzleiassistentin - Notariatskanzleiassistenz verfügt über Grundkenntnisse im Erbrecht und Verlassenschaftsverfahren, Erwachsenenschutz-, Miet-, Liegenschafts- und Gesellschaftsrecht, um seine/ihre Aufgaben kompetent ausführen zu können. Er/Sie bereitet einfache Unterlagen und den Schriftverkehr für Gerichte, Behörden, Klienten, andere Parteien und Parteienverkehr vor. Der Kanzleiassistent/Die Kanzleiassistentin - Notariatskanzlei arbeitet darüber hinaus bei einfachen Verfahren (z.B. Verlassenschaftsverfahren, Unterhaltsverfahren, einvernehmliche Scheidung, Adoption), im Urkundenwesen (z.B. Registererfassungen, z.B., Beglaubigungsurkunden), bei Anträgen (z.B. für das Firmen- und Grundbuch), Erklärungen (z.B. Abgabenerklärungen) und Anmeldungen (z.B. Marken-, Musteranmeldungen) bei Gerichten und Behörden unter Überwachung des Notars mit. Er/Sie bereitet Abrechnungen und Honorarnoten vor und arbeitet beim betrieblichen Zahlungs- und Mahnwesen mit.

3. Fachübergreifende Kompetenzbereiche:

Mit dem positiven Abschluss der Lehrabschlussprüfung und der Berufsschule verfügt der Kanzleiassistent/die Kanzleiassistentin über folgende berufliche Kompetenzen:

a) Arbeiten im betrieblichen und beruflichen Umfeld

Der Kanzleiassistent/Die Kanzleiassistentin - Notariatskanzleiassistenz verfügt über grundlegende Kenntnisse des betrieblichen Leistungsspektrums und betriebs- und volkswirtschaftlicher Zusammenhänge, um seine/ihre Tätigkeiten effizient zu organisieren und auszuführen. Er/Sie agiert innerhalb der betrieblichen Aufbau- und Ablauforganisation selbst-, sozial- und methodenkompetent und bearbeitet die ihm/ihr übertragenen Aufgaben lösungsorientiert sowie situationsgerecht auf Basis seines/ihres Verständnisses für Intrapreneurship. Darüber hinaus kommuniziert er/sie zielgruppenorientiert, berufsadäquat auch auf Englisch, und agiert kundenorientiert.

b) Qualitätsorientiertes, sicheres und nachhaltiges Arbeiten

Der Kanzleiassistent/Die Kanzleiassistentin - Notariatskanzleiassistenz wendet die Grundsätze des betrieblichen Qualitätsmanagements an und bringt sich in die Weiterentwicklung der betrieblichen Standards ein. Er/Sie reflektiert sein/ihr eigenes Vorgehen und nutzt die daraus gewonnenen Erkenntnisse in seinem/ihrem Aufgabenbereich. Der Kanzleiassistent/Die Kanzleiassistentin - Notariatskanzleiassistenz beachtet die rechtlichen und betrieblichen Regelungen für seine/ihre persönliche Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz und handelt bei Unfällen und Verletzungen situationsgerecht. Darüber hinaus agiert der Kanzleiassistent/die Kanzleiassistentin - Notariatskanzleiassistenz nachhaltig und ressourcenschonend.

c) Digitales Arbeiten

Der Kanzleiassistent/Die Kanzleiassistentin - Notariatskanzleiassistenz wählt im Rahmen der rechtlichen und betrieblichen Vorgaben die für seine/ihre Aufgaben am besten geeignete/n digitalen Geräte, betriebliche Software und digitalen Kommunikationsformen aus und nutzt diese effizient. Er/Sie beschafft auf digitalem Weg die für die Aufgabenbearbeitung erforderlichen betriebsinternen und -externen Informationen. Der Kanzleiassistent/Die Kanzleiassistentin - Notariatskanzleiassistenz agiert auf Basis seiner/ihrer digitalen Kompetenz zielgerichtet und verantwortungsbewusst. Dazu zählt vor allem der sensible und sichere Umgang mit Daten unter Berücksichtigung der betrieblichen und rechtlichen Vorgaben (z.B. Datenschutzgrundverordnung).

Kontakt

Lehrlingsausbildung/Berufsausbildung: lehre_berufsausbildung@bmaw.gv.at